Formulierungsempfehlungen
für Ihre Reiserichtlinie
Wir haben für Sie eine Übersicht über Beispielformulierungen für Reiserichtlinien zusammengestellt, die allesamt der Nachhaltigkeit förderlich sind. Sofern wir mehrere Vorschläge angegeben haben, stehen die weitestgehenden Formulierungsvorschläge am Anfang jedes Unterkapitels – weniger durchgreifende Varianten finden Sie weiter unten (grob sortiert, da nicht immer trennscharf möglich).
Alle Formulierungsempfehlungen sind in gleicher oder leicht abgewandelter Form auch in echten Reiserichtlinien von Unternehmen zu finden.
Nutzen Sie diese Vorschläge gerne, um Ihre eigene Reiserichtlinie nachhaltiger zu gestalten.
Allgemeines / Selbstbekenntnis / gesellschaftliche Verantwortung
„Planung und Durchführung erfolgen unter Beachtung der Gesichtspunkte der betrieblichen Zweckmäßigkeit und Wirtschaftlichkeit sowie Klima- und Umweltschutz. Vorgesetzte und Mitarbeitende tragen die Verantwortung für die Beschränkung der Kosten und Treibhausgasemissionen auf den unbedingt erforderlichen Umfang.”
„Mitarbeitende reisen so umweltfreundlich wie möglich mit dem Ziel, Reisezeit, -Kosten und -Emissionen in eine bestmögliche Balance zu bringen.“
“Wir wollen unserer ökologischen Verantwortung und unserer Haltung zur Nachhaltigkeit auch in unserem Reiseverhalten Ausdruck verleihen und das von uns erzeugte Reiseaufkommen reduzieren.”
„Die interne Reiserichtlinie legt fest, dass Dienstreisen standardmäßig emissionsarm zu planen und durchzuführen sind.”
Geltungsbereich
“Diese Richtlinie ist für alle Mitarbeitenden mit Dienstsitz in Deutschland verbindlich.”
„Jeder dienstlich Reisende ist für die Einhaltung dieser Richtlinie, sowie die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben (z. B. Straßenverkehrsordnung) persönlich verantwortlich. Dies enthebt den disziplinarischen Vorgesetzten, der die Reisekostenabrechnung freizeichnet, nicht von der Pflicht, ebenfalls die Einhaltung dieser Richtlinie sicher zu stellen.“
„Die Richtlinie gilt für alle Vorstände, Geschäftsführende, Prokurist:innen, Führungskräfte, Mitarbeitende, Praktikant:innen und Berater:innen.“
„Wir plädieren deshalb an alle Mitarbeitenden: Geht ehrlich, verantwortungsbewusst und wirtschaftlich mit geschäftlichen Reisen um. Diese Richtlinie ist einzuhalten.”
Vermeidung von Reisen / Verlagerung in den digitalen Raum
„Wann immer möglich sind Video- und Telefonkonferenzen Dienstreisen vorzuziehen.“
„Mitarbeiter:innen und Führungskräfte sind vor der Planung einer Dienstreise aufgefordert, mögliche Alternativen zur Reisetätigkeit zu prüfen (z.B. Videokonferenzen), um unnötige Kosten und CO2-Emissionen zu vermeiden.”
„Generell sollte versucht werden, Veranstaltungsorte über X km entfernt nicht aufzusuchen, sondern einen Remote-Termin als Alternative durchzuführen.“
Reiseplanung - Kombination von Terminen / Wegen
Die Reiseorganisation sowie Buchungen dürfen ausschließlich über die vom Unternehmen zur Verfügung gestellten Systeme und Wege erfolgen.“
“Außentermine müssen zeitlich so zusammengelegt werden, dass sie auf einem Weg
stattfinden können.“„Darüber hinaus ist zu prüfen, inwiefern sich mehrere einzeln geplante Auswärtstätigkeiten zu einer einzigen Auswärtstätigkeit zusammenfassen lassen.”
Nutzung unterschiedlicher Verkehrsmittel
ÖPNV & Bahn
“Für Fahrten/ Reisen wegen Auswärtstätigkeiten sind von Mitarbeitenden grundsätzlich öffentliche Verkehrsmittel zu nutzen.”
"Die Bahn ist auf allen innerdeutschen Dienstreisen als Verkehrsmittel bevorzugt zu nutzen."
“Generell wählen wir den Zug im Fernverkehr als bevorzugtes Reisemittel.”
“In der Regel müssen öffentliche Verkehrsmittel wie die Bahn als bevorzugte Reisemittel genutzt werden, da die Reisezeit oft als Arbeitszeit genutzt werden kann. Bei der Wahl des Verkehrsmittels (z.B. Bahn, Miet-/ Poolwagen oder Flugzeug) ist jedoch unbedingt dem Verhältnis zwischen „Tür-zu-Tür“-Reisezeit, Kosten und Umweltwirkung Rechnung zu tragen. Im Zweifel ist die umweltfreundlichere Alternative zu wählen. Flüge müssen möglichst vermieden werden.”
Es gilt folgende Priorität bei der Auswahl des Verkehrsmittels:
1. Öffentliche Verkehrsmittel / Bahn / Fernbus
2. PKW-Fahrgemeinschaft (Firmenwagen, Poolfahrzeug, Mietwagen)
3. Flugzeug“Kauf der BahnCard bei mind. 2 Bahnfahrten jährlich - Private Nutzung möglich/erwünscht (<50 % der Nutzung)”
“Vielfahrern kann bei nachgewiesener Wirtschaftlichkeit eine BahnCard 2. Klasse / BahnCard 1. Klasse zur Verfügung gestellt werden.”
“Für die Fahrt zum und vom Bahnhof sind grundsätzlich öffentliche Verkehrsmittel zu benutzen, da die gebuchten Zugtickets i. d. R. das City Ticket mit beinhalten.”
PKW
“Ein Pkw ist grundsätzlich nur dann auf Geschäftsreisen einzusetzen, wenn das Ziel mit der Bahn und anderen öffentlichen Verkehrsmitteln nicht erreichbar ist, die Reisezeit mit dem Pkw um mindestens ein Drittel verkürzt wird oder ein hoher Transportbedarf besteht, der ansonsten nicht bewältigt werden kann. E-Fahrzeuge sind bevorzugt zu nutzen.”
“Notwendige Fahrten mit dem Pkw wollen wir möglichst ressourcensparend durchführen. Daher verpflichten wir uns freiwillig, auf Autobahnen und autobahnähnlichen Schnellstraßen nicht schneller als 130 km/h zu fahren.”
Taxifahrten
“Taxifahrten werden nur in der durch Belege nachgewiesenen Höhe vergütet, sofern die Benutzung z. B. wegen schweren Reisegepäcks, nicht vorhandene öffentliche Verkehrsmittel oder Zeitmangel dringend notwendig ist. Die Effizienz muss vor der Bequemlichkeit stehen.”
“Sollte ein Taxi (z.B. zum Transport von Material) benötigt werden, wird - sofern vorhanden - ein Öko‐Taxi gebucht.”
Carsharing
“Carsharing-Angebote dürfen von den Mitarbeitenden verwendet werden, sofern die Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel nicht möglich/nicht wirtschaftlich ist. Den Mitarbeitenden werden dazu entsprechende Dienst-Accounts zur Verfügung gestellt”
Mietwagen
“Bei der Buchung von einem Mietwagen sind E-Fahrzeuge oder Verbrenner-Fahrzeuge bis zu einem Ausstoß von 95g CO₂ pro Kilometer (<100g CO₂ pro Kilometer) zu bevorzugen. Für diese Fahrzeuge wird eine Tankkarte zur Verfügung gestellt.”
“Gebühren für Mietwagen werden nur erstattet, wenn öffentliche Verkehrsmittel nicht zur Verfügung standen. Grundsätzlich sollte der ÖPNV benutzt werden.”
Fuhrpark
“Die Poolfahrzeuge sind nur für Fahrten zu nutzen, wenn die Strecke zu Fuß, mit dem Fahrrad oder mit öffentlichen Verkehrsmitteln nicht bewältigt werden kann.”
“Für alle von dem Unternehmen bereitgestellten Pkw besteht ausnahmslos ein max. CO₂-Grenzwert von 95 g CO₂/km.”
Fahrgemeinschaften
“Für An- und Abreisen zu Tagungen und betriebsinternen Veranstaltungen oder aus anderen Anlässen, bei denen die Anwesenheit mehrerer Mitarbeitender erforderlich und die Nutzung eines Kraftfahrzeugs deutlich vorteilhafter ist, sollen Fahrgemeinschaften gebildet werden. Vor einer Reiseplanung ist diese Möglichkeit zu prüfen. Reisen mehrere Mitarbeitende gemeinsam, ist die Nutzung eines Kraftfahrzeugs gestattet, wenn mögliche Alternativen mindestens ein Drittel höhere Gesamtkosten verursachen würden.”
Flugzeug
“Bei innerdeutschen Reisen bzw. Reisen in das angrenzende Ausland ist auf die Nutzung des Flugzeugs zu verzichten.”
“FIRMENNAME-Mitarbeitenden fliegen grundsätzlich nicht bei Entfernungen unter 600 Kilometer und nicht innerhalb Deutschlands sowie in die Schweiz und nach Österreich.”
“Für Reisen von Ortsname nach Ortsname sind Flüge nicht zulässig.”
“Die Verfügbarkeit von Alternativen zu Flugreisen wie eine Video-Konferenz oder eine Bahn-Reise mit voriger Hotelübernachtung ist vorab zu prüfen.”
“Ein Anspruch auf Vorabendübernachtung ergibt sich, sobald der Reisende vor 06:00 Uhr morgens seine Heimatanschrift verlassen muss oder wenn dadurch eine Flugreise vermieden werden kann.”
“Eine Nutzung des Flugzeugs ist nur zulässig, wenn dies zu einer erheblichen Zeit- und Kosteneinsparung führt und die Reisezeit mit dem schnellsten Alternativ-Reisemittel (z.B. Bahn oder Mietwagen) vier Stunden überschreitet oder wenn dienstliche Gründe es im Einzelfall erfordern.”
Bei Fernreisen mit dem Flugzeug werden Direktflüge bevorzugt ohne klimaschädliche zusätzliche Starts und Landungen. Die Mitarbeitenden sind dazu angehalten, ZubringerZÜGE zu nutzen.”
“Für die Fahrt zum und vom Flughafen sind grundsätzlich öffentliche Verkehrsmittel zu benutzen.”
“Ins europäische Ausland ist ausschließlich Economy Class erlaubt.”
“Bei Flugreisen ins außereuropäische Ausland bis zu 5 Stunden zusammenhängender Flugzeit erfolgt die Buchung in der Economy Class bzw. zum günstigsten Tarif.”
Fahrrad & Mikromobilität
“Zur Überbrückung der letzten Meile vom Bahnhof zum Zielort können Falträder von den Mitarbeitenden ausgeliehen werden. Diese gelten in zusammengeklappter Form als Gepäckstück in der Deutschen Bahn und können kostenfrei mitgenommen werden.”
“Bike-Sharing ist auf Strecken <10 km (z.B. letzte Meile oder innerörtliche Dienstgänge) zu bevorzugen. Mitarbeitende werden mit entsprechenden Dienst-Accounts ausgestattet.”
Lastentransporte
“Für Lastentransporte innerhalb STÄDTENAME arbeitet FIRMENNAME mit nachhaltigen Kurierdienstleistungen zusammen, die den Transport über Fahrräder oder E‐Bikes erledigen.”
“Sofern größere Lasten per Auto transportiert werden müssen, erfolgt dies einerseits mit einem nachhaltigen Lastenkurier, der vornehmlich mit Elektrofahrzeugen arbeitet oder andererseits über einen Eco‐Taxi‐Dienstleister.”
Unterkünfte
“Bei den Unterkünften wird auf vertretbare Nachhaltigkeit der Hotels geachtet. Natürlich muss eine Unterkunft in der Nähe des Termins sein. Aber zusätzlich dazu wird nach Unterkünften mit nachhaltigen Merkmalen gesucht.”
“Die Unterkunft sollte bestmöglich fußläufig zum Zielort gelegen sein, so werden keine weiteren CO₂-Emissionen durch Mobilität vor Ort verursacht. Mindestens sollte eine Erreichbarkeit mit dem ÖPNV gewährleistet sein.”
Vorteile & Rabatte
“Sofern nicht explizit anders geregelt müssen jegliche im Zusammenhang mit einer Geschäftsreise erhaltene Kostenvorteile (z.B. Miles & More o.ä.) dem Unternehmen zu Gute kommen und von dem/der Mitarbeiter:in entsprechend angegeben werden.”
“Sofern nach 12 Monaten, unabhängig vom Zahlungsintervall der BahnCard, die erreichten Ersparnisse für das Unternehmen höher als die Anschaffungskosten der BahnCard sind, können die Kosten für die BahnCard erstattet werden.”
“Eine Kostenübernahme der Bahn Card erfolgt, wenn
die privat angeschaffte Bahn Card durch den dienstlichen Einsatz mehr als die Kosten einspart. Die Erstattung erfolgt in diesem Fall nachträglich.
abzusehen ist, dass die/der Mitarbeiter:in die Kosten der Bahn Card im dienstlichen Einsatz einsparen wird.”
Kompensation
“Treibhausgasemissionen, die durch nicht vermeidbare Dienstreisen entstanden sind, werden durch … kompensiert.”
Monitoring & Dokumentation
„Zur Förderung des klimabewussten Reisens, werden die CO₂-Werte jährlich ermittelt und ausgewertet.“
“Die durch eine Geschäftsreise verursachten Emissionen werden im Buchungsportal ermittelt und jährlich ausgewertet.”
“Die durch eine Geschäftsreise verursachten Emissionen werden durch die Mitarbeitenden in der Reisekostenabrechnung angegeben. Dazu wird TOOLNAME verwendet.”